1. Introduzione

Zimbra, è la nuova piattaforma in uso in Mobilità di Marca a partire da lunedì 10 Luglio per gestire la posta elettronica, l’agenda, le attività ed i contatti.

1.1. Cosa cambia?

I cambiamenti più evidenti riguardano l’interfaccia utente: una nuova interfaccia utente leggera e moderna rende l’utilizzo della posta più rapido ed efficiente. La sua intuitività fa si che il passaggio alla nuova piattaforma sia il più semplice possibile.

Meno visibili invece sono i cambiamenti di funzionalità: alcune, come il blocco note presente in Domino non sono più presenti, mentre si aggiungono nuove funzionalità come la valigetta e la possibilità di personalizzare l’interfaccia utente. Nei capitoli successivi verranno analizzate le differenze principali tra Domino e Zimbra e verrà mostrato come effettuare le operazioni principali con Zimbra.

1.2. Accesso

Per prima cosa bisogna accedere al nuovo server di posta, che ha un indirizzo differente rispetto al vecchio:

L’indirizzo riportato qui sopra va digitato sulla barra degli indirizzi di qualsiasi browser. Una volta digitato l’indirizzo e premuto invio verremo guidati alla pagina di login di Zimbra dove andranno immesse le credenziali dell’utente. Qui il procedimento si divide a seconda del possesso o meno delle credenziali fornite attraverso personaleweb.mobilitadimarca.it:

  • Se si è in possesso delle credenziali ricevute tramite personaleweb.mobilitadimarca.it:

    • Immettere nome utente e password fornite nel documento scaricato da personaleweb.mobilitadimarca.it

  • Se NON si è in possesso delle credenziali:

    • Nome utente: il nome utente può essere inserito in due modi:

      • l’indirizzo email completo, ad es.: alex.zuan@mobilitadimarca.it

      • oppure solamente la prima parte dell’indirizzo email omettendo '@mobilitadimarca.it', ad es.: alex.zuan

    • Password: la password è la stessa utilizzata per accedere al dominio dal proprio pc.

È possibile mettere la spunta su ricordami, per avere un accesso automatico alla mail senza dover ridigitare la password.

Inserite le credenziali ed effettuato il login, apparirà la schermata principale di Zimbra, dalla quale possiamo accedere a tutte le funzionalità della piattaforma.

1.3. Accesso da mobile

Per configurare l’accesso da mobile la prima volta sarà necessario avere sotto mano non solo il proprio dispositivo mobile ma anche un pc.

1.3.1. Android

Per effettuare l’accesso alla mail di Zimbra con un dispositivo basato su Android, utilizzare l’applicazione Gmail presente in tutti i dispositivi Android.

Dopo aver avviato l’applicazione Gmail, toccare il tasto che apre il menu dell’applicazione

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Figura 1. Il tasto del menu di Gmail

Toccare poi sul tasto "Aggiungi account".

Verrà chiesto di impostare un’email, toccare il tasto "Exchange e Office 365"

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Figura 2. Tipologia del servizio di posta

Inserite il vostro indirizzo email e selezionate avanti: vi verrà chiesto di inserire la password.

La generazione della password richiede un computer: è necessario infatti accedere alla mail Zimbra e nella barra laterale selezionare il contenitore "Zimlet" e cliccare su "Mobile Password".

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Figura 3. Il tasto "Mobile Password"

Si aprirà una finestra per generare una password specifica per i dispositivi

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Figura 4. Finestra di generazione password

Premendo "Avanti" verrà generata una nuova password

ATTENZIONE: La password così generata andrà utilizzata su tutti i propri dispositivi mobile che si intendono utilizzare. Una volta usciti da questa pagina non sarà più possibile visualizzarla, è consigliato salvarla e conservarla in modo sicuro.

Inserite la password così generata e premete "Avanti".

Nella schermata successiva, non è necessario cambiare nulla, tranne il nome del server di posta che va modificato

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Figura 5. Il nome del server di posta

Premendo avanti il dispositivo si sincronizzerà e potrete utilizzare la posta aziendale da mobile.

1.3.2. Apple iOS

Per effettuare l’accesso alla mail di Zimbra con un dispositivo Apple, basta avere l’applicazione predefinita Mail, presente in tutti i dispositivi Apple.

Andate su "Impostazioni", proseguite su "Mail" ed in seguito "Account".

Toccate su "Aggiungi account" e selezionare Exchange come tipologia di posta.

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Figura 6. Tipologia del servizio di posta

Vi verrà chiesto di inserire l’indirizzo di posta elettronica ed una descrizione relativa all’account.

Una volta inseriti i dati e toccato su avanti, verrà chiesta la password.

La generazione della password richiede un computer: è necessario infatti accedere alla mail Zimbra e nella barra laterale selezionare il contenitore "Zimlet" e cliccare su "Mobile Password".

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Figura 7. Il tasto "Mobile Password"

Si aprirà una finestra per generare una password specifica per i dispositivi

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Figura 8. Finestra di generazione password

Premendo "Avanti" ci comparirà la password

ATTENZIONE: La password così generata andrà utilizzata su tutti i propri dispositivi mobile che si intendono utilizzare. Una volta usciti da questa pagina non sarà più possibile visualizzarla, è consigliato salvarla e conservarla in modo sicuro.

Inserite la password così generata e premete "Avanti".

Vi vengono chiesti alcuni dati:

  • Server di posta:

    • posta.mobilitadimarca.it

  • Dominio

    • mobilitadimarca.it

  • Nome utente

    • Il vostro indirizzo email

Inseriti questi dati, toccate su avanti e inizierà la sincronizzazione.

2. Posta

La schermata della posta è quella che appare dopo aver fatto il login. Vediamo subito che in alto c’è una barra di navigazione che ci permette di spostarci tra le varie funzionalità di Zimbra. Per ora rimaniamo sulla schermata della posta ed analizziamola.

2.1. La barra di navigazione

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Figura 9. La barra di navigazione

Direttamente sotto alla barra di navigazione vediamo la barra delle azioni, i pulsanti di questa barra ci permettono di effettuare operazioni sui messaggi, come rispondere, inoltrare, eliminare, segnalare come spam, stampare e applicare tag. Interessante invece è il tasto "Nuovo messaggio": premendo sulla freccetta in basso sulla destra del pulsante, abbiamo la possibilità di scegliere se scrivere un nuovo messaggio, oppure creare nuovi elementi appartenenti alle altre schede della piattaforma; possiamo ad esempio creare un nuovo contatto o gruppo di contatti, un nuovo evento e così via. Spostandoci ad esempio sulla scheda contatti vediamo che il nome del tasto è "Nuovo contatto".

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Figura 10. La barra delle azioni

2.2. La inbox

Al centro della schermata, sulla scheda della posta vediamo i messaggi in entrata, ordinati per data di ricezione, dal più recente al meno recente. Se selezioniamo un messaggio, in basso è possibile vedere un’anteprima del messaggio; in questa anteprima, se viene premuto il tasto "Continua a leggere", l’anteprima scorrerà verso il basso, come se venisse fatta scorrere la rotellina del mouse, permettendoci così di leggere il messaggio direttamente in anteprima. Come su Domino, facendo un doppio click sul messaggio si aprirà una nuova scheda nella quale possiamo leggere il messaggio selezionato.

Le azioni presenti sulla barra delle azioni sono tutte richiamabili cliccando col tasto destro del mouse su un messaggio: possiamo quindi andare ad eliminare, inoltrare o rispondere ad un messaggio semplicemente cliccandoci sopra col tasto destro del mouse, e selezionando l’azione che vogliamo compiere.

Oltre alla modalità appena descritta, è possibile spostare i messaggi in altre cartelle di posta oppure eliminarli anche trascinandoli sulla cartella di destinazione o, nel caso dell’eliminazione, nel cestino.

Per lavorare su più messaggi contemporaneamente, ad esempio per spostarli, dobbiamo effettuare una selezione multipla: * Per selezionare più messaggi separati tra loro, dobbiamo tenere premuto il tasto "Ctrl" sulla tastiera, e cliccare sui singoli messaggi che vogliamo selezionare. * Per selezionare più messaggi in un intervallo, dobbiamo selezionare il primo messaggio, e poi tenedo premuto il tasto "Maiuscole" o "Shift" sulla tastiera, selezionare l’ultimo messaggio di quelli su cui vogliamo lavorare. In questo modo verranno selezionati tutti i messaggi compresi tra il primo e l’ultimo.

Un’ulteriore modalità di eliminazione dei messaggi la abbiamo selezionando uno o più messaggi e premendo il tasto "Canc" o "Del" sulla tastiera.

2.3. La barra laterale

Nella parte sinistra dello schermo troviamo una barra laterale che similmente a Domino, ci permete di vedere la posta in arrivo, la posta inviata, le bozze, lo spam ed il cestino. Se dal pulsante "Nuovo messaggio" andiamo a creare una nuova cartella, verrà visualizzata su questa barra.

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Figura 11. La barra laterale

Direttamente sotto al contenitore "Cartelle di posta" troviamo due contenitori molto importanti: quello delle ricerche salvate e quello dei tag salvati. Analizziamo per primo il contenitore delle ricerche.

2.4. Ricerca e barra di ricerca

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Figura 12. La barra di ricerca

La ricerca come in domino si effettua cliccando sullla barra di ricerca. A questo punto si apre una finestra.

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Figura 13. La finestra di ricerca

In questa finestra possiamo compilare il form per creare la query di ricerca. È possibile selezionare in quali cartelle fare la ricerca, il mittente, il destinatario/i, l’oggetto, analizzare il contenuto dei messaggi per una o più parole chiave e per intervallo di tempo.

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Figura 14. Una query di ricerca

Quando ci vengono mostrati i risultati di una ricerca, nella barra delle azioni vediamo la query di ricerca, con i singoli filtri applicati. Volendo possiamo rimuovere i filtri cliccando sulla "x" presente a destra di ognuno. Notiamo inolre un pulsante "Salva": questo ci permette di salvare la query di ricerca appena effettuata. Ci verrà chiesto di dare un nome alla ricerca, ed abbiamo la possibilità di assegnare anche un colore alla ricerca, per rendere più immediato il riconoscimento della singola query tra le altre salvate.

La ricerca così salvata, comparirà sulla barra laterale sotto il contenitore "Ricerche"; se viene cliccata, compariranno automaticamente tutti i risultati della ricerca, come se fosse stata effettuata manualmente.

2.5. Tag

I tag sono delle etichette che possiamo assegnare a tutti gli elementi di Zimbra: mail, contatti, impegni e così via. Cliccando sulla rotellina del contenitore dei tag è possibile crearne uno nuovo. Per assegnare un tag ad un elemento basta selezionare l’elemento o gli elementi a cui si vuole assegnare il tag e premere l’apposito pulsante sulla barra delle azioni.

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Figura 15. Il pulsante dei tag

Successivamente, andando a cliccare sul tag, gli elementi verranno filtrati mostrando soltanto quelli a cui è stato assegnato il tag selezionato.

3. Contatti

La seconda scheda è la scheda dei contatti: questa contiene le rubriche ed i dati dei contatti che abbiamo salvato. Vediamo subito che il tasto "Nuovo messaggio" è cambiato in "Nuovo contatto" e cliccandolo abbiamo un form nel quale andare ad inserire i dati anagrafici del contatto. Possiamo poi selezionare in quale rubrica andare ad aggiungere il contatto così creato. Cliccando su salva si finalizza la creazione del contatto, che comparirà nella lista dei contatti della rubrica selezionata.

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Figura 16. La schermata di creazione di un nuovo contatto

Alternativamente è possibile salvare un nuovo contatto dalla scheda "Email": selezionando il messaggio di posta, o aprendolo, notiamo che i vari indirizzi presenti tra mittenti e destinatari sono contrassegnati da un bordo grigio: andando a cliccare col tasto destro sul contatto che vogliamo salvare, se non è già presente nella nostra rubrica, è possibile selezionare "Aggiungi ai contatti". Si aprirà così la schermata di creazione di un nuovo contatto, con alcuni dati già compilati. Possiamo quindi selezionare la rubrica dove andare a salvare il contatto ed aggiungere o correggere i dati del contatto. Cliccando poi sul tasto salva, il contatto verrà creato ed assegnato alla rubrica che abbiamo selezionato.

3.1. Nuova Rubrica

È possible, come accennato in precedenza, creare anche rubriche diverse da quelle di default, in modo da organizzare i contatti. Per creare la nuova rubrica, possiamo cliccare sul tasto a destra del contenitore "Elenchi contatti", oppure selezionare "Nuova rubrica" dal menù a tendina del tasto "Nuovo contatto".

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Figura 17. I tasti da cui selezionare "Nuova Rubrica"

Una volta cliccato sul tasto, comparirà la finestra di creazione di una nuova rubrica, dove ci viene chiesto di immettere il nome della nuova rubrica, selezionare un colore per la rubrica e la posizione della rubrica stessa all’interno del contenitore. In questo modo possiamo creare una rubrica separata dalle altre, oppure creare una sotto-rubrica. Una volta premuto sul tasto "OK", la rubrica viene creata e compare sulla lista delle rubriche nella barra laterale.

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Figura 18. Rubrica e sotto-rubriche

Nel caso venga creata una sotto-rubrica, i contatti presenti in essa non saranno visibili nell’elenco dei contatti della rubrica di livello superiore. Ad esempio, i contatti presenti nella rubrica "Hardware" non sono visibili dalla rubrica "Fornitori".

3.2. Gestione dei contatti

Sui contatti si possono effettuare diverse operazioni: modifica, eliminazione, condivisione, spostamento e aggiunta a gruppi.

La modifica di un contatto è simile alla sua creazione: una volta selezionato il contatto, e cliccato sul tasto modifica comparirà la schermata di creazione del contatto, già compilata con i campi che abbiamo inserito in precedenza. Una volta effettuate le modifiche possiamo cliccare su salva per applicarle.

Le operazioni di spostamento ed eliminazione dei contatti si svolgono allo stesso modo delle operazioni sui messaggi.

La condivisione di uno o più contatti viene effettuata selezionando uno o più contatti e cliccando con il tasto destro del mouse e selezionando l’azione "Inoltra contatto". Si aprirà una scheda di composizione di un nuovo messaggio di posta, con in allegato il contatto o i contatti che vogliamo inoltrare.

È possibile inoltre raggruppare i contatti, selezionandone uno o più e anche qui, cliccandoci sopra con il tasto destro del mouse e selezionando "Gruppo contatti". Spostandoci con il cursore su questa voce, si aprirà un menù a tendina, che contiene tutti i gruppi di contatti che abbiamo creato e la possibilià di crearne di nuovi. I gruppi di contatti così creati compariranno nella rubrica predefinita, dalla quale è possibile spostarli.

3.3. Ricerca e Tag

Anche qui c’è la possibilità di effettuare e salvare ricerche tra i contatti e le rubriche, con le stesse modalità della ricerca sulla scheda "Email". Per informazioni sulla ricerca rifarsi al cap. 2.4.

È possibile utilizzare i tag per organizzare i singoli contatti. Nel caso i contatti vengano filtrati per tag, verranno visualizzati tutti i contatti con il tag selezionato, indipendentemente dalla rubrica selezionata e dalle varie sotto-rubriche. Per informazioni sull’utilizzo dei tag rifarsi al cap. 2.5

4. Agenda

L’agenda è su Zimbra quello che su Domino è il diario: uno strumento per organizzare e condividere impegni con altri utenti. Vediamo subito che la schermata principale è diventata un’agenda della settimana corrente, divisa in giorni (colonne) ed ore (righe).

4.1. Nuovi appuntamenti

Anche in questa sezione il tasto "Nuovo" è cambiato, ed ora ci permette di creare un nuovo appuntamento in modo dettagliato.

Possiamo effettuare anche una creazione rapida andando a cliccare sull’agenda posta al centro della schermata, oppure andando a cliccare e trascinare il cursore sulla schermata, finché l’appuntamento non occupa l’intervallo di tempo desiderato. Una volta rilasciato il cursore, ci comparirà la finestra di creazione di un nuovo appuntamento

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Figura 19. La finestra di creazione rapida di un nuovo appuntamento

Qui possiamo andare a compilare i dati dell’appuntamento, ed eventualmente correggere la data e gli orari di inizio e fine. Possiamo inoltre andare ad impostare eventuali promemoria e ricorrenza dell’appuntamento. Se premiamo il tasto "Altri dettagli…​", si aprirà la scheda di creazione di un nuovo appuntamento, come se avessimo premuto il tasto "Nuovo appuntamento". In questa schermata possiamo anche aggiungere partecipanti all’appuntamento: cliccando sul tasto "Partecipanti" si aprirà una finestra con la lista di contatti da aggiungere all’appuntamento.

Come per le rubriche possiamo creare nuove agende, per riferimenti rifarsi al cap. 3.1.

Similmente alla gestione dei messaggi e dei contatti, possiamo spostare un appuntamento su un’altra agenda o eliminare gli appuntamenti, con la differenza che non è possibile spostare o eliminare più appuntamenti contemporaneamente.

4.2. Ricerca e Tag

Anche qui c’è la possibilità di effettuare e salvare ricerche tra gli appuntamenti, con le stesse modalità della ricerca sulla scheda "Email". Per informazioni sulla ricerca rifarsi al cap. 2.4.

Per organizzare gli appuntamenti possono essere utilizzati i tag. Per informazioni sull’utilizzo dei tag rifarsi al cap. 2.5

5. Impegni

Gli impegni su Zimbra corrispondono alle attività su Domino: uno strumento per tenere traccia dei propri impegni e progetti, con la possibilità di condividere un elenco di impegni con altri utenti via mail.

5.1. Nuovo Impegno

Per creare un nuovo impegno basta cliccare sul tasto "Nuovo impegno" e verremo spostati sulla scheda di creazione di un nuovo impegno. Qui possiamo inserire l’oggetto, il luogo e la priorità dell’impegno; possiamo anche scegliere su che elenco di impegni inserire l’impegno. È anche possibile inserire una data di inizio e di fine dell’impegno, con la possibilità di configurare dei promemoria per l’impegno.

Come per l’agenda e la rubrica, è possible creare nuovi elenchi impegni, per riferimenti rifarsi al cap. 3.1.

5.2. Condivisione di un Impegno

Per condividere un elenco di impegni, dobbiamo cliccare con il tasto destro del mouse sull’elenco e cliccare sull’azione "Condividi elenco impegni": si aprirà una finestra con le proprietà della condivisione.

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Figura 20. Finestra di condivisione impegni

In questa finestra possiamo scegliere se condividere l’elenco con utenti interni, immettendo l’indirizzo degli utenti con cui vogliamo condividerli, oppure il nome di un gruppo di contatti. Subito dopo troviamo la sezione dedicata ai permessi: qui possiamo decidere cosa è possibile fare con l’elenco di impegni condiviso, se possono solo visualizzarlo oppure hanno permessi più alti come l’aggiunta o rimozione di impegni.

Abbiamo inoltre la possibilità di decidere se assieme alla condivisione dell’elenco viene mandato un messaggio di posta oppure no, o eventualmente se vogliamo aggiungere una nota al messaggio di posta che verrà inviato.

Nel riquadro sottostante invece, abbiamo il link per condividere l’elenco con utenti esterni, che potranno solo visualizzarlo. Se viene selezionata la condivisione pubblica infatti, la finestra viene modificata per mostrare solo il link e nessuna delle altre opzioni.

5.3. Ricerca e Tag

Esiste la possibilità di effettuare e salvare ricerche tra gli elenchi di impegni e gli impegni stessi, con le stesse modalità della ricerca sulla scheda "Email". Per informazioni sulla ricerca rifarsi al cap. 2.4.

I tag sono disponibili anche qui, per organizzare i singoli impegni. Per informazioni sull’utilizzo dei tag rifarsi al cap. 2.5

6. Valigetta

La valigetta è uno strumento che permette agli utenti di caricare dei file e condividerli con gli altri utenti, che possono visualizzarli e scaricarli.

6.1. Caricamento di file

Per caricare un file basta cliccare sul tasto "Carica file" sulla barra delle azioni, si aprirà una finestra in cui ci viene chiesto di scegliere il file da caricare. Cliccando sul tasto "Sfoglia" si aprirà una nuova finestra di windows tramite la quale possiamo andare a selezionare il file che vogliamo caricare. Se vogliamo caricare più file possiamo fare una selezione multipla in questa finestra, oppure cliccare sul tasto "Aggiungi" nella finestra di caricamento di file.

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Figura 21. La finestra di caricamento file

Una volta caricati i file, questi compariranno nell’elenco di file presenti nella cartella selezionata. Da qui possiamo compiere le operazioni di creazione di altre cartelle, similmente alla creazione di rubriche, oppure operazioni di spostamento ed eliminazione.

Cliccando sul tasto "Scarica" invece, verrà fatto il download del file, ma rimarrà comunque presente sulla valigetta finché non viene eliminato.

6.2. Condivisione di un file

Per condividere uno o più file, basta selezionare i file da condividere e cliccare con in tasto destro: ci compariranno due opzioni di condivisione: "Invia link" e "Invia come allegato".

Invia link manda un link via mail al file presente nella nostra valigetta, mentre invia come allegato manda una copia del file in allegato all’utente desiderato.

Alternativamente possiamo condividere l’intera valigetta, similmente alla condivisione di un impegno.

7. Preferenze

Ultima delle schede che andiamo ad analizzare è la scheda delle preferenze.

In questa sezione possiamo modificare impostazioni come aspetto, lingua e orario, o gestire i dispositivi mobile da cui ci siamo collegati.

7.1. Aspetto e lingua

Possiamo modificare l’aspetto dell’applicazione, ovvero la combinazione di colori, il font utilizzato e le dimensioni dei caratteri. Per effettuare queste modifiche dobbiamo spostarci sulla scheda preferenze; il pannello che contiene queste opzioni è quello delle preferenze generali, che è quello predefinito.

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Figura 22. La sezione di modifica di aspetto e lingua

7.2. App e dispositivi

In questa sezione troviamo un elenco dei dispositivi da cui siamo collegati alla posta. Andando a selezionare un dispositivo, possiamo compiere tre azioni: rimuovere dall’elenco il dispositivo e sospendere o riprendere la sincronizzazione

Rimozione

Rimuovendo un dispositivo, lo scolleghiamo dalla posta aziendale. Sul telefono o tablet vedremo comunque l’account di posta, ma non verrà più sincronizzato e per riutilizzare la posta aziendale sarà necessario rimuovere l’account dal cellulare e rifare la configurazione come descritta nel cap. 1.3.

Sospensione della sincronizzazione

Sospendendo la sincronizzazione, il dispositivo rimane comunque collegato, ma non riceverà né invierà più messaggi di posta da quell’indirizzo.

Ripresa della sincronizzazione

Se è stata sospesa la sincronizzazione del dispositivo, per fare in modo che riprenda a ricevere ed inviare posta è necessario riattivare la sincronizzazione.